La mudanza de oficina; los consejos de OCM

Si te planteas la mudanza de oficina, desde OCM esperamos que sea por una razón positiva, a saber, que tu negocio haya crecido tanto que necesitas más espacio. Siempre es un placer comprobar que las cosas marchan bien. Pero esto no quiere decir que mudarse a una oficina más pequeña sea una mala noticia; quizá simplemente quieras optimizar el uso que hace tu empresa del espacio que ocupa.

En cualquier caso, nuestra misión de hoy es ofrecerte algunos consejos para la mudanza de oficina, independientemente de cuáles sean las razones.

mudanza de oficina

La mudanza de oficina paso a paso

1.- Empieza con buen pie. Si no te has puesto a buscar ya tu emplazamiento nuevo, considera ponerte en manos de un profesional inmobiliario. Te agilizará mucho la búsqueda y evitarás cometer errores de principiante.

2.- Elige una fecha para la mudanza de oficina. Es más fácil organizarte si tienes una fecha ya fija en el calendario.

3.- Asegúrate de que hablas con el propietario de tu oficina actual y de que no hay problemas con rescindir tu actual contrato de arrendamiento.

4.- Por supuesto, para la mudanza de oficina, ponte en contacto con Mudanzas OCM.

5.- Asigna a una de las personas de tu equipo la responsabilidad de “organizador”. Se trata de alguien que pueda llevar la voz cantante y que sepa liderar el proceso. Es importante que exista esta figura para que en la mudanza de oficina no haya demasiadas personas opinando sobre una misma cuestión.

6.- Aprovecha el traslado para limpiar tus instalaciones de basura y documentación antigua innecesaria. No habrá un momento mejor para hacerlo.

7.- Asegúrate de que tu negocio sigue online en todo momento. Lo peor que puede pasar en la mudanza de oficina es que se caigan las redes de comunicaciones y que pierdas acceso a email, internet y teléfono; ¿cómo van a localizarte tus clientes durante el traslado? Que se ocupe de este asunto un técnico o un informático para que no se hayan realidad estos temores.

Mudanzas de oficina

mudanzas de oficinaEn este blog hemos hablado mucho de las mudanzas domésticas y de algunos de los aspectos más importantes relacionados con ellas, como pueden ser los niños o las mascotas. Hemos abordado asuntos relacionados con el estrés y el sentido del humor, así como temas prácticos relativos a cómo incrementar el valor de una vivienda. Ahora bien, ¿qué sucede con las mudanzas de oficina? Cuando se trata de trasladar un negocio completo, ¿las cautelas son las mismas? Esto es lo que les queremos contar hoy.

Vaya por delante que las mudanzas de oficina son más delicadas, en el sentido de que no puede haber retrasos o demoras. Las oficinas son ocupadas por empresas, empresas cuyos negocios no se pueden permitir tomar un “tiempo muerto” para realizar el traslado de sus muebles de una localización a otra. Dependiendo del tipo de negocio, los teléfonos seguirán sonando y los clientes seguirán llamando a la puerta. Para lidiar con este problema se puede plantear una mudanza fuera de horario pero esto no siempre es posible.

Es por todo lo anterior que hoy queremos darles algunos consejos para sobrevivir a las mudanzas de oficina.

Consejos sobre mudanzas de oficina

1.- Contraten a una empresa profesional de mudanzas de oficina. Aquí hemos de ser claros; en las mudanzas domésticas es posible (aunque no siempre recomendable) que hagan ustedes mismos la mudanza pero en la mudanzas de negocios, hay bastante más en juego. Es por ello que nuestro primero consejo es que busquen a una empresa de mudanzas profesional y seria.

2.- Planifiquen. Luego planifiquen. Después vuelvan a planificar. Más claros no podemos ser. Si la planificación es necesaria en las mudanzas domésticas, todavía lo es más en las mudanzas de oficina. Tomen, como mínimo, tres meses de anticipación al traslado para trazar un plan de actuación. Aprovechen para realizar cambios en la distribución del espacio; quizá puedan optimizar los flujos de trabajo en su nueva oficina.

3.- Elijan a un líder. En una oficina suelen coexistir muchas personas, con personalidades y caracteres diferentes. Esto puedo acarrear problemas dado que cada persona tendrá un punto de vista sobre cómo deben hacerse las cosas durante la mudanza. La mejor opción es pues elegir a una persona que lidere la mudanza y se encargue de coordinar todos los trabajos. Esta persona tendrá la última palabra para todo lo relativo al traslado, independientemente de las jerarquías profesionales existentes en la empresa.

4.- Avisen a sus clientes de que van a trasladar sus instalaciones y déjenlo claro en el mensaje automático de su centralita telefónica.

5.- Coordinen la mudanza con las diferentes compañías de suministro eléctrico, teléfono, agua, etc.  Si su empresa cuenta con un responsable de informática, involucre a esta persona desde el principio en la mudanza para que no existan interrupciones en el servicio de internet. El ideal es que cuando se interrumpa el servicio en la oficina que abandonan, exista ya servicio en la nueva oficina.

6.- Hagan responsable a cada empleado de sus cosas. Cada empleado empaquetará (en la caja que se le proporcione) las pertenencias que se encuentren en su puesto de trabajo y se deberá preocupar por rotular dicha caja convenientemente. Pidan a los trabajadores que aprovechen la ocasión para hacer limpieza y deshacerse de aquello que no utilizan.

7.- Asegúrense de avisar a los gestores del edificio de la fecha de mudanza. Si existe un montacargas, quizá tengan que reservar su uso para la fecha en cuestión. Si no existe montacargas, es posible que los gestores del edificio les pidan que lo protejan y aseguren convenientemente.

Si siguen estos consejos para las mudanzas de oficina, no deberían tener grandes problemas con el traslado de su negocio. Les recomendamos lean algunas de las entradas anteriores de nuestro blog relativas a cómo conservar el sentido del humor o aliviar el estrés durante las mudanzas. Quizás quieran compartir esta información con todos los empleados; es importante que nadie pierda en ánimo durante el gran día.

Por último y una vez estén ya instalados en sus nuevas instalaciones, recuerden cambiar todos los soportes en los que se encuentre su dirección antigua (tarjetas de visita, firmas de correo electrónico, papelería, etc.); ¡esperamos que por lo menos hayan podido conservar su número de teléfono!